نقش فناوری در مدیریت قراردادها (بررسی تاثیر فناوری‌های نوین مانند نرم‌افزارهای مدیریت قرارداد در بهبود کارایی و معرفی نرم افزارهای کارآمد)

قراردادها یکی از ابزارهایی هستند که در تنظیم روابط میان افراد و سازمان ها نقش مهمی ایفا می کنند. قراردادها زمینه اعتماد بین طرفین را فراهم می کند و با حمایت قانونی مشکلات و اختلافات موجود در مسائل مختلف را به حداقل می رساند. از این رو مدیریت قراردادها حائز اهمیت می باشد. امروزه با پیشرفت فناوری های نوین، حوزه مدیریت قراردادها از روش های سنتی فاصله گرفته و کارایی و دقت مدیریت قراردادها بهبود چشم گیری یافته است. یکی از مهم ترین ابزارهای فناوری که تاثیر زیادی بر مدیریت قراردادها گذاشته است، نرم افزارهای مدیریت قرارداد و هوش مصنوعی می باشد که در ادامه به آن خواهیم پرداخت.

نقش و تاثیر فناوری در مدیریت قراردادها

امروزه فناوری نقشی بسیار کارآمد در حوزه ارتباطات، اقتصاد، زندگی اجتماعی و مدیریت کسب و کارها ایفا می کند. به عبارت دیگر با پیشرفت فناوری دگرگونی عظیمی در جنبه های مختلفی از زندگی انسان ها رخ داده است که چشم پوشی از تاثیرات آن اجتناب ناپذیر است.

استفاده از فناوری، به طور خاص، نرم افزار مدیریت قراردادها تاثیر چشم گیری بر افزایش سرعت، دقت و بهبود کارایی کسب و کارها گذاشته است که در ادامه شرح مختصری از آن را ارائه می دهیم.

سازمان دهی بهتر اطلاعات

نرم افزار مدیریت قراردادها امکان ذخیره سازی تمام قراردادها در یک پایگاه داده متمرکز را فراهم می کند. این قابلیت باعث می شود تا سازمان ها و شرکت ها به راحتی به تمامی قراردادها دسترسی داشته باشند.

صرفه جویی در زمان

با خودکارسازی فرایندهای مربوط به قراردادها، امکان جستجو و فیلتر پیشرفته، سرعت و کارایی سازمان ها افزایش یافته که خود دلیلی بر صرفه جویی در زمان می باشد. با استفاده از نرم افزارهای مدیریت قرارداد می توانید حجم زیادی از قراردادهای قدیمی و جدید خود را در سریع ترین زمان ممکن بررسی و تحلیل کنید و دسترسی راحتی به تمامی پایگاه های اطلاعاتی و داده های خود داشته باشید.

کاهش خطاهای انسانی

استفاده از الگوهای استاندارد برای قراردادها و شناسایی خطاها و مغایرت در اسناد، خطاهای انسانی را به حداقل می رساند که خود باعث صرفه جویی در زمان و هزینه ها می شود.

بهبود همکاری تیمی

با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها امکان ویرایش و بررسی هم زمان قراردادها توسط تیم های مختلف وجود دارد. به عبارت دیگر افراد مختلف درگیر قرارداد، مدیر قرارداد، کمسیون، مدیر مناقصه و … به عنوان یک تیم عمل می کنند.

افزایش شفافیت و کاهش ریسک

ثبت و تحلیل دقیق داده ها در نرم افزارهای مدیریت قرارداد ریسک ها را به حداقل می رساند و امکان پیگیری شرایط خاص و الزامات قانونی را فراهم می کند. همچنین این نرم افزارها با نظارت بر تعهدات و مفاد قراردادها از وضوح و شفافیت زیادی برخوردار می باشد.

امضای الکترونیکی و دیجیتال

نرم افزارهای مدیریت قرارداد با داشتن قابلیت امضای الکترونیکی و دیجیتال باعث تسریع فرایند تایید قراردادها می شود و همچنین با استفاده از آن دیگر نیازی به چاپ و ارسال فیزیکی قراردادها ندارید.

گزارش دهی و تحلیل

نرم افزارهای مدیریت قرارداد گزارش هایی دقیق درباره ی عملکرد قراردادها به شما ارائه می دهند که با استفاده از این گزارش ها می توانید نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کرده و در جهت بهبود سازمان قدم بردارید.

نرم افزار مدیریت قرارداد

نرم افزار مدیریت قراردادها یکی از فناوری های نوین در مدیریت بهتر کسب و کار است که با استفاده از آن می توانید به انواع قراردادها از جمله صورت وضعیت، تعدیل، خاتمه، افزایش یا کاهش قرارداد رسیدگی کرده و سایر فرایندهای مربوطه را به راحتی مدیریت کنید. نرم افزارهای مدیریت قرارداد ابزاری بسیار کارآمد در جهت ساده سازی، پیگیری و ذخیره اطلاعات و مدیریت قراردادها می باشد که منحصرا برای سازمان ها و کسب و کارهای متفاوت طراحی شده اند.

با استفاده از این نرم افزارها ایجاد، ویرایش، امضای الکترونیکی و امضای دیجیتال، نظارت بر تاریخ های مهم و یادآوری آن ها و تحلیل قراردادها امکان پذیر است. استفاده از این فناوری فرایند مدیریت قراردادها را بهبود می بخشد و ریسک های احتمالی را به حداقل می رساند.

به طور کلی در انتخاب نرم افزار مدیریت قراردادها باید به ویژگی های کلیدی از جمله رابط کاربری ساده، امکان ادغام با سایر سیستم های سازمانی مانند CRM یا ERP، پشتیبانی از امضای الکترونیکی و دیجیتال، سطح بالای امنیت داده ها، قابلیت تنظیم یادآوری تاریخ ها و هشدارها و امکان جستجو پیشرفته توجه کنید.

چند نمونه از نرم افزارهای مدیریت قرارداد

Contractwork

کانتراکت ورک یک نرم افزار ساده برای مدیریت قرارداد است که به دلیل ویژگی های کاربردی چون ذخیره سازی و جست و جوی قراردادها، یادآوری تاریخ های مهم ، امضای الکترونیکی و … برای کسب و کارهای کوچک و متوسط مناسب است.

Concord

یک نرم افزار مبتنی بر فضای ابری است که به کاربران امکان همکاری، مذاکره و مدیریت قراردادها را به صورت همزمان و آنلاین می دهد. این نرم افزار برای تیم های فروش، بازاریابی و حقوقی طراحی شده است.

Docusign clm (contract lifestyle management)

یکی از قدرتمندترین ابزارهای مدیریت قرارداد می باشد که به کاربران خود این امکان را می دهد تا تمامی مراحل مربوط به قراردادها از ایجاد تا امضا و سایر فرایندهای مربوطه را ساده سازی کند. این نرم افزار مناسب کسب و کارهای بزرگ و تیم های حقوقی می باشد.

نرم افزار مدیریت قرارداد درگاه اندیشه پرداز

نرم افزار مدیریت قراردادها ی درگاه، تمامی فرایندهای یک سازمان را از مرحله تهیه پیش نویس تا تسویه حساب کامل مدیریت کرده و با استفاده از آن می توانید مدیریت تعداد قراردادهای منعقد شده، پیشرفت مفاد قرارداد، پیگیری مهلت هر قرارداد و تغییرات بوجود آمده در آن را در دست داشته باشید.

از ویژگی های نرم افزار مدیریت قرارداد می توان به ثبت و مدیریت اطلاعات قرارداد، پوشش تمامی فرایندهای کنترل قرارداد، تعریف اعتبارات و بودجه، هشدار تاریخ خاتمه قراردادها و ضمانت نامه ها، کنترل صورت وضعیت ها، ثبت و مدیریت کمیسیون ها، تولید خودکار مکاتبات اداری و صورت جلسات و یک پارچگی با نرم افزارهای مالی و اتوماسیون نام برد.

قراردادها نقش تعیین کننده در روابط سازمانی و انسانی ایفا می کنند از این رو یکی از مهم ترین ابزارها در تنظیم روابط بشمار می روند. امروزه با پیشرفت فناوری تحولی شگرفت در عرصه قراردادها و امور مربوط به آن شکل گرفته است. دیگر لازم نیست همه چیز دستی و کاغذی ثبت شود با استفاده از فناوری نرم افزارهای مدیریت قرارداد می توانید با چند کلیک ساده و امضای دیجیتال به قراردادهای خود رسیدگی کنید.

شرکت مهندسی نرم افزار اندیشه پرداز  مفتخر است با داشتن بیش از بیست سال سابقه با تیمی مجرب و متخصص شما را در این امر همراهی کند.